SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

OLEH:

SEPTIAN SUHARDIANSYAH

A1A1 13 076

PENDIDIKAN EKONOMI KEAHLIAN AKUNTANSI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS HALU OLEO

KENDARI

2015

A.  Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

·        Sistem, Sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan biasanya dilakukan berulang-ulang. Dalam konteks SPM, menurut Suadi (1995) maka sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang-saling berhubungan maupun yang tidak- yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan.

·        Pengendalian, Menurut Hansen dan Mowen (1995) pengendalian adalah proses penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.

·        Manajemen, Manajemen adalah seni mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pengertian manajemen yang lain adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi, serta pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan bekerja bersama.

Suatu sistem yang digunakan oleh manajemen/pemilik perusahaan untuk menjamin bahwa organisasi melaksanakan strateginya secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan stratejik.

Pengendalian manajemen merupakan suatu istilah yang umum dan makin banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan dan pengertian. Kadang-kadang digunakan untuk pemeriksaan rutin intern, misalnya pada penyusunan kembali pembukuan. Biasanya interprestasi yang lebih sempit ini ternyata merupakan salah satu kegiatan daripada struktur pengendalian manajemen yang luas itu.

Ada berbagai macam definisi mengenai Sistem Pengendalian Manajemen. Berikut ini akan disajikan beberapa definisi tersebut:

Menurut Arief Suadi, Ph.D.

Sistem Pengendalian Manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa anak sistem yang berkaitan, yaitu : pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien.

Menurut Anthony, Dearden dan Bedford

Sistem Pengendalian Manajemen adalah struktur dan proses yang sistematis serta terorganisir yang digunakan manajemen di dalam pengendalian manajemennya.

Menurut Anthony dan Reece ( 1989:824 )

sistem pengendalian manajemen adalah nfluence members of the organization to implement the organization. yang kurang lebih memiliki arti bahwa sistem pengendalian manajemen memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan agar sesuai dengan strategi badan usaha untuk mencapai tujuannya.

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengendalian manajemen adalah semua usaha perusahaan yang mencakup metode, prosedur dan strategi perusahaan yang mengacu pada efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, agar dipatuhinya kebijakan manajemen serta tercapainya tujuan perusahaan.

Sedangkan Sistem pengendalian manajemen adalah struktur dan prosedur-prosedur yang saling berkaitan dan disusun dengan skema yang utuh dan menyeluruh, untuk membantu manajemen di dalam melakukan pengendaliannya. Dengan kata lain, sistem pengendalian manajemen adalah sarana bagi pengendalian manajemen yang akan menunjang pelaksanaan pengendalian di dalam perusahaan.

Di atas telah disebutkan bahwa pengendalian manajemen adalah proses untuk mempengaruhi orang lain dalam perusahaan agar secara efektif dan efisien mencapai tujuan perusahaan. Penentuan tujuan perusahaan dan strategi untuk mencapainya dilakukan dalam suatu proses yang dinamakan Perencanaan Strategis. Perencanaan strategis adalah suatu proses untuk menentukan tujuan perusahaan, dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karena perencanaan strategis tidak dapat lepas dari lingkungannya, maka perencanaan strategis dapat juga dikatakan sebagai reaksi perusahaan terhadap lingkungan. Lingkungan perusahaan adalah : karyawan, pemegang saham, pesaing, pelanggan, pemasok, lembaga keuangan, pemerintah, dan masyarakat. Tujuan perusahaan merupakan arah yang akan ditempuh perusahaan.
Pada saat perusahaan didirikan, perencanaan baru dapat dilakukan setelah tujuan dan strategi pencapaian tersebut ditentukan. Sebaliknya, setelah perusahaan berjalan, realisasi yang efektif dan efisien namun tidak mencapai tujuan perusahaan dapat menimbulkan evaluasi terhadap program, strategi atau tujuan perusahaan, dan hal ini dapat terjadi berulang kali.

Selain memerlukan pengendalian manajemen, untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan pengendalian yang lain yaitu : pengendalian tugas”. Pengendalian tugas adalah : proses untuk menjamin bahwa sebuah pekerjaan dilakukan dengan cara yang efektif dan efisien. Efisiensi menunjukkan perbandingan antara keluaran (output) dengan masukan (input) yang favourable. Sedangkan efektivitas menunjukkan perbandingan antara keluarga dengan tujuan.

B.  Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

1.   Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi  dalam proses yang sedang dikendalikan.

2.   Penaksir (Selektor) uatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3.   Effector-suatu perangkat (yang sering disebut "feedback") yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.

4.   Jaringan komunikasi (Komunikator) perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan selektor  dan antara selektor dan effector.

Unsur-unsur ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas. Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya pembenaran. Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga penyimpanan-penyimpanan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.

C.  Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya.

Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi. Pengorganisasian dan penyusunan personalia.

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

Pengarahan, Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

Pengawasan, Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

1.   Perencanaan

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Pokok pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.

2.   Proses Perencanaan

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut:

a)   Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

b)  Merumuskan keadaan saat ini.

c)   Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

d)  Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

3.   Alasan Perlunya Perencanaan

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:

1)       untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

2)       untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Beberapa manfaat perencanaan adalah:

a)   membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

b)  memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

c)   membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

d)  memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

e)   memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

f)    membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

g)   meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

h)  menghemat waktu, usaha, dan dana.

Beberapa kelemahan perencanaan adalah:

a)   pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

b)  perencanaan cenderung menunda kegiatan.

c)   perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.

d)  kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

e)   ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

4.   Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Lain

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

Pengorganisasian (Organizing). Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

Pengarahan (directing). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.

Pengawasan (controlling). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

D.  Perbedaan Sistem Pengendalian Manajemen Dengan Formulasi Strategi Dan Pengendalian Tugas

Tampilan di bawah ini menunjukkan perbedaan antara pengendalian manajemen, pengendalian tugas dan formulasi strategi dengan memberikan contoh masing-masing.

Perumusan Strategi	Pengendalian Manajemen	Pengendalian tugas
Mengakuisisi bisnis yang tak terkait	Memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk	Mengkoordinasi pesanan yang masuk
Memasuki bidang bisnis baru	Memperluas pabrik	Menjadwalkan produksi
Menambah penjualan langsung melalui pos	Menentukan anggaran untuk iklan	Memesan iklan TV
Mengubah rasio utang/modal	Menerbitkan utang baru	Mengatur arus kas
Menerapkan kebijakan yang telah disepakati	Menerapkan program rekrutmen minoritas	Memelihara dokumen kepegawaian
Menyusun kebijakan spekulasi persediaan	Memutuskan tingkat persediaan	Memesan ulang suatu barang
Memutuskan lingkup dan arah riset	Mengendalikan organisasi riset	Menjelaskan proyek riset individual

Formulasi strategi (FS), pengendalian manajemen (PM), dan pengendalian tugas (PT) adalah tiga sistem yang secara simultan berguna untuk mejalankan fungsi perencanaan dan pengendalian pada perusahaan. Ketiga sistem ini memiliki kesamaan karena menjalankan fungsi yang sama. Namun, ketiga sistem ini juga memiliki perbedaan pada prinsip-prinsip penerapannya. Kesalahan yang serius akan terjadi jika prinsip pada suatu sistem digeneralisasikan pada sistem lainnya.

Secara urutan aktifitas, ketiga sistem tersebut dapat diurutkan sebagai berikut:

Perbedaan antara PM dan FS

1.   Kesistematisan

Pada dasarnya, FS tidaklah sistematis karena penilaian dan angka yang digunakan merupakan estimasi kasar. Selain itu, FS juga dipengaruhi oleh ancaman, kesempatan, dan gagasan baru yang waktunya tidak dapat ditentukan. Sedangkan PM lebih sistematis dibandingkan FS karena mempunyai serangkaian aktivitas yang merupakan langkah-langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan sesuai dengan jadwal tetap dengan estimasi yang dapat diandalkan.

2.   Partisipan

Biasanya, proses FS melibatkan hanya sedikit orang yaitu manajemen senior, staf pusat, dan penggagas. Sedangkan proses PM melibatkan lmanajer dan stafnya pada setiap tingkatan organisasi agar PM tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka.

Perbedaan antara PM dan PT

1.   Kesistematisan

Pada dasarnya, PT sangatlah sistematis karena proses yang dikendalikan sangatlah teknikal. Contohnya adalah mengkoordinasi pesanan yang masuk, memesan suatu material, dan menjadwalkan produksi. Dalam proses seperti ini, keterlibatan manusia sangatlah minim. Sedangkan, PM kurang sistematis dibandingkan PT karena prosesnya melibatkan perilaku para manajer. Hal ini menunjukkan adanya keterlibatan manusia yang banyak dalam proses PM.

2.   Fokus

Fokus PT terletak pada tugas-tugas spesisfik yang tidak memerlukan banyak pertimbangan untuk melaksanakannya. Sedangkan, fokus PM terletak pada pembuatan keputusan yang memerlukan banyak pertimbangan untuk melaksanakannya.

Contoh Aktivitas Formulasi Strategi:

1. Keputusan untuk mengakuisisi bisnis yang tak terkait

2. Keputusan untuk memasuki bidang bisnis baru

3. Keputusan untuk menambah penjualan langsung melalui pengiriman

4. Keputusan untuk mengubah rasio utang terhadap modal

5. Menerapkan kebijakan yang telah disepakati

6. Menyusun kebijakan spekulasi persediaan

7. Memutuskan lingkup dan arah riset dan pengembangan

Contoh Aktivitas Pengendalian Manajemen:

1. Keputusan utnuk memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk

2. Keputusan untuk memperluas pabrik

3. Penentuan anggaran untuk iklan

4. Keputusan untuk menerbitkan utang baru

5. Keputusan untuk menerapkan rekrutmen minoritas

6. Keputusan tentang tingkat persediaan

7. Mengendalikan unit organisasi riset

Contoh Aktivitas Pengendalian Tugas:

1. Mengkoordinasi pesanan yang masuk

2. Menjadwalkan produksi

3. Memesan iklan di media

4. Mengatur kas keluar dan masuk

5. Mengelola dokumen kepegawaian

6. Memesan ulang suatu material

7. Menjalankan proyek riset individual (Dapat dilihat bahwa contoh 1-6 dapat diotomatisasi menggunakan perangkat lunak enterprise resource planning)